• Документы для ТСЖ: какие нужны для деятельности

    Автор статьи, практикующий юрист, эксперт по жилищному праву и ипотеке.

    25 мая, 2020 Нет комментариев

    ТСЖ представляет собой некоммерческую организацию. Ее деятельность основана на нормах действующего гражданского и жилищного законодательства.

    Также деятельность данного юридического лица ведется в соответствии с его внутренними документами, поэтому при оформлении такой документации следует ответственно подойти к этому вопросу.

    Жильцы в многоквартирном доме, которые желают создать товарищество собственников жилья, должны знать какой перечень необходимых документов нужен для его формирования и осуществления хозяйственной деятельности.

    Документы для ТСЖ: какие нужны для деятельности

    Список документов ТСЖ

    Комплект бумаг для создания организации

    Какая документация необходима для ведения деятельности товарищества владельцев жилых помещений? В первую очередь необходимо ознакомиться с документами для создания и регистрации данного юридического лица.

    • Прежде всего, основным документом для организации ТСЖ является его Устав. Согласно законодательству, его целью является регулирование деятельности товарищества, установления главных целей и задач этого объединения граждан, и принципы его деятельности.
    • Свидетельство о постановке на учет юр. лица в налоговом органе и свидетельство о его гос. регистрации. Такие бумаги подтверждают факт уведомления налоговой службы и органом местного самоуправления о том, что товарищество владельцев квартир создано и несет обязанность по уплате налогов.
    • Справка о включении организации в реестр государственных внебюджетных фондов. Такой документ удостоверяет право на предоставление различных субсидий и мер поддержки.
    • Протоколы общего собрания собственников помещений дома, на которых было принято решение о формировании ТСЖ, утверждении Устава объединения, избрании председателя и членов правления и др.
    • Протоколы заседаний членов правления товарищества (если такие заседания уже проводились).
    • Документы из банка об открытии счета некоммерческой организации, поскольку она обязана хранить деньги собственников жилья на специальном счете.
    • Приказ об использовании оттиска печати организации также должен иметься в наличии.
    • Карточки с образцами подписей.

    Важно помнить, что указанные документы должны храниться в офисе товарищества с момента создания товарищества и начала ведения его деятельности. Именно данные бумаги служат началом эффективного управления ТСЖ подконтрольным многоквартирным домом и содержания общего имущества.

    Однако, вышеуказанная документация не является исчерпывающей. Все бумаги, имеющиеся в организации, делятся на несколько категорий, в частности:

    1. Договоры, заключаемые товариществом (выполнения работ, оказания услуг, подряд и т.д.)
    2. Акты на многоквартирный жилой дом.
    3. Кадровые бумаги (трудовые договоры, штатные расписания и др.).
    4. Внутренние локальные документы, принятые в товариществе.
    5. Бухгалтерская документация.
    6. Прочие акты, которые важны при осуществлении ТСЖ его функций.

    Документы для регистрации

    Чтобы зарегистрировать организацию необходимо подготовить следующий комплект бумаг:

    Заявление по форме № Р11001о государственной регистрации юридического лица при создании
    Устав товариществасостоящий из основной информации о доме, правах и обязанностях товарищества, выбранных членов правления (заверяется у нотариуса) в двух экземплярах
     Протокол об избрании председателя правленияквитанция об уплате госпошлины за процедуру регистрации организации
    Протокол общего собрания, в котором указаны результаты голосования и выбранный большинством голосов способ правленияЕсли документы подает представитель, то нужна доверенность

    Какие документы являются обязательными

    К обязательным бумагам следует причислить акты на жилой дом. Поскольку нельзя выполнять деятельность по эксплуатации здания, не имея информации о его технических характеристиках.

    К документации на многоквартирный дом относятся технические и другие документы, предусмотренные законом и удостоверяют факт приемки выполненных работ, итогах обследования инженерных сетей, кадастровая документация, план участка земли, на котором расположен дом, выписка из ЕГРН, и прочие бумаги, характеризующие состояние недвижимого имущества.

    К обязательным бумагам относится Реестр членов ТСЖ, обязанность проведения которого закреплена в ст. 138 ЖК РФ.

    Поскольку в ходе осуществления своей деятельности организация взаимодействует с обслуживающими компаниями, поставщиками коммунальных ресурсов, то к данной группе следует отнести гражданские договоры, заключаемые товариществом собственников жилых помещений (договоры с банками, подрядными организациями, ресурсоснабжающими компаниями, бухгалтерами, юридическими фирмами и т.д.)

    В список обязательных документов включаются также кадровые акты:

    1. Должностные инструкции;
    2. Трудовые договоры;
    3. Штатное расписание;
    4. Приказы руководства ТСЖ;
    5. Трудовые книжки сотрудников;
    6. Карточки работников с персональными данными;
    7. Личные сведения;
    8. Графики отпусков;
    9. Документы о выполнении требований охраны труда.
    10. Табель учета рабочего времени.
    11. Ведомости графиков смен, дежурств и др.

    Важно знать, что в течение своей деятельности товариществом принимаются разнообразные локальные документы. Она должны соблюдаться в ходе работы сотрудниками ТСЖ и владельцами квартир в обслуживающем доме. В качестве примером локальных актов можно привести:


    • правила внутреннего трудового распорядка;
    • положение об оплате труда и премировании работников;
    • инструкция по делопроизводству;
    • положение по учету и хранению персональных данных работников организации;
    • другие приказы и распоряжения правления.

    Документацию, относящаяся к бухгалтерской, также необходимо хранить в товариществе собственников жилья. К бухгалтерским и финансовым бумагам следует причислить:

    1. Первичные бухгалтерские документы;
    2. Финансовые планы предприятия;
    3. Рабочий план счетов;
    4. Регистры бухгалтерского учета организации;
    5. Финансовая отчётность;
    6. Результаты аудиторских проверок;
    7. Другие акты, установленные ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

    Дополнительные бумаги

    К дополнительным или прочим бумагам, которые зачастую могут вестись в ТСЖ, не являются обязательными для предоставления аудиторам при проведении проверки, муниципальным или надзорным жилищным органам.

    Мнение эксперта
    Дмитрий Алексеев
    Автор статьи, практикующий юрист, эксперт по жилищному праву и ипотеке.
    Задать вопрос
    Правление товарищества самостоятельно решают нужно ли хранить такие документы. Но, если учет таких документов выполняется надлежащим образом, то это является преимуществом данной некоммерческой организации.

    К таким документам в ТСЖ можно отнести:

    • Книга учета фактов хозяйственной деятельности;
    • Журнал регистрации актов (ведется в форме таблицы);
    • Журнал учета материальных ценностей, сданных на хранение;
    • Книга учета актов, имеющихся на балансе товарищества;
    • Журнал для регистрации жалоб жильцов дома (указываются дата, номер жалобы, ФИО заявителя, а также суть жалобы).
    • Журналознакомления владельцев жилья с локальными и иными документами объединения.

    В конкретном товариществе собственников помещений могут существовать и другие бумаги, которые ведутся в данной организации.

    Кто организует документооборот?

    Если в ТСЖ многоквартирного дома имеется должность бухгалтера, то отвечает за документооборот, оформления финансовой документации, ее учет и хранение лежит именно на данном лице.

    В случае управления товариществом несколькими домами, его штат может предусматривать должность специалиста отдела кадров (менеджера по делопроизводству и персоналу), который также будет отвечать за документацию.

    Когда товарищество жильцов обслуживает один многоквартирный дом, то такие функции возложены непосредственно на председателя ТСЖ и членов его правления.

    Следует помнить, что в любом товариществе ответственность за ведение и сохранность важных документов установлена в его Уставе.

    Кому предоставляется документация?

    На товариществе лежит обязанность по своевременному ознакомлению собственников квартир с бумагами, определяющими принципы деятельности данной организации.

    Правление ТСЖ обязано предоставить необходимую документацию местной администрации по месту регистрации указанного юридического лица для проверки. Также товарищество обязано предоставить финансовую и бухгалтерскую отчетную документацию в налоговую службу для проверки правильности начисления налогов.

    Кроме того, данная некоммерческая организация должна передать все необходимые бумаги в случае проведения проверки Жилинспекцией или органами прокуратуры для проведения проверки.

    В завершение следует отметить, что председателю или правлению ТСЖ нужно внимательно относиться к учету важных документов организации, в противном случае, если произойдёт внезапная проверка надзорных органов, то к организации могут быть применены меры административной или иной ответственности.

    Следует бережно относиться к документообороту в товариществе владельцев жилья, так как от этого зависит эффективная деятельность этого юридического лица. Если сотрудниками ТСЖ не обеспечивается надлежащий учет и хранение документов, то нормальная работа организации может быть полностью сорвана.

    Кому жаловаться на ТСЖ, образец жалобы в Жилищную инспекцию, смотрите здесь.

    Видео: Документы для создания ТСЖ, подготовка собрания: 

    12345 (No Ratings Yet)
    Загрузка...

    Похожие материалы:







      Комментарии

      *