• Документы для ТСЖ: какие нужны для деятельности

    Май 25, 2020 Нет комментариев

    ТСЖ представляет собой некоммерческую организацию. Ее деятельность основана на нормах действующего гражданского и жилищного законодательства.

    Также деятельность данного юридического лица ведется в соответствии с его внутренними документами, поэтому при оформлении такой документации следует ответственно подойти к этому вопросу.

    Жильцы в многоквартирном доме, которые желают создать товарищество собственников жилья, должны знать какой перечень необходимых документов нужен для его формирования и осуществления хозяйственной деятельности.

    Документы для ТСЖ: какие нужны для деятельности

    Список документов ТСЖ

    Комплект бумаг для создания организации

    Какая документация необходима для ведения деятельности товарищества владельцев жилых помещений? В первую очередь необходимо ознакомиться с документами для создания и регистрации данного юридического лица.

    • Прежде всего, основным документом для организации ТСЖ является его Устав. Согласно законодательству, его целью является регулирование деятельности товарищества, установления главных целей и задач этого объединения граждан, и принципы его деятельности.
    • Свидетельство о постановке на учет юр. лица в налоговом органе и свидетельство о его гос. регистрации. Такие бумаги подтверждают факт уведомления налоговой службы и органом местного самоуправления о том, что товарищество владельцев квартир создано и несет обязанность по уплате налогов.
    • Справка о включении организации в реестр государственных внебюджетных фондов. Такой документ удостоверяет право на предоставление различных субсидий и мер поддержки.
    • Протоколы общего собрания собственников помещений дома, на которых было принято решение о формировании ТСЖ, утверждении Устава объединения, избрании председателя и членов правления и др.
    • Протоколы заседаний членов правления товарищества (если такие заседания уже проводились).
    • Документы из банка об открытии счета некоммерческой организации, поскольку она обязана хранить деньги собственников жилья на специальном счете.
    • Приказ об использовании оттиска печати организации также должен иметься в наличии.
    • Карточки с образцами подписей.

    Важно помнить, что указанные документы должны храниться в офисе товарищества с момента создания товарищества и начала ведения его деятельности. Именно данные бумаги служат началом эффективного управления ТСЖ подконтрольным многоквартирным домом и содержания общего имущества.

    Однако, вышеуказанная документация не является исчерпывающей. Все бумаги, имеющиеся в организации, делятся на несколько категорий, в частности:

    1. Договоры, заключаемые товариществом (выполнения работ, оказания услуг, подряд и т.д.)
    2. Акты на многоквартирный жилой дом.
    3. Кадровые бумаги (трудовые договоры, штатные расписания и др.).
    4. Внутренние локальные документы, принятые в товариществе.
    5. Бухгалтерская документация.
    6. Прочие акты, которые важны при осуществлении ТСЖ его функций.

    Документы для регистрации

    Чтобы зарегистрировать организацию необходимо подготовить следующий комплект бумаг:

    Заявление по форме № Р11001 о государственной регистрации юридического лица при создании
    Устав товарищества состоящий из основной информации о доме, правах и обязанностях товарищества, выбранных членов правления (заверяется у нотариуса) в двух экземплярах
     Протокол об избрании председателя правления квитанция об уплате госпошлины за процедуру регистрации организации
    Протокол общего собрания, в котором указаны результаты голосования и выбранный большинством голосов способ правления Если документы подает представитель, то нужна доверенность

    Какие документы являются обязательными

    К обязательным бумагам следует причислить акты на жилой дом. Поскольку нельзя выполнять деятельность по эксплуатации здания, не имея информации о его технических характеристиках.

    К документации на многоквартирный дом относятся технические и другие документы, предусмотренные законом и удостоверяют факт приемки выполненных работ, итогах обследования инженерных сетей, кадастровая документация, план участка земли, на котором расположен дом, выписка из ЕГРН, и прочие бумаги, характеризующие состояние недвижимого имущества.

    К обязательным бумагам относится Реестр членов ТСЖ, обязанность проведения которого закреплена в ст. 138 ЖК РФ.

    Поскольку в ходе осуществления своей деятельности организация взаимодействует с обслуживающими компаниями, поставщиками коммунальных ресурсов, то к данной группе следует отнести гражданские договоры, заключаемые товариществом собственников жилых помещений (договоры с банками, подрядными организациями, ресурсоснабжающими компаниями, бухгалтерами, юридическими фирмами и т.д.)

    В список обязательных документов включаются также кадровые акты:

    1. Должностные инструкции;
    2. Трудовые договоры;
    3. Штатное расписание;
    4. Приказы руководства ТСЖ;
    5. Трудовые книжки сотрудников;
    6. Карточки работников с персональными данными;
    7. Личные сведения;
    8. Графики отпусков;
    9. Документы о выполнении требований охраны труда.
    10. Табель учета рабочего времени.
    11. Ведомости графиков смен, дежурств и др.

    Важно знать, что в течение своей деятельности товариществом принимаются разнообразные локальные документы. Она должны соблюдаться в ходе работы сотрудниками ТСЖ и владельцами квартир в обслуживающем доме. В качестве примером локальных актов можно привести:

    • правила внутреннего трудового распорядка;
    • положение об оплате труда и премировании работников;
    • инструкция по делопроизводству;
    • положение по учету и хранению персональных данных работников организации;
    • другие приказы и распоряжения правления.

    Документацию, относящаяся к бухгалтерской, также необходимо хранить в товариществе собственников жилья. К бухгалтерским и финансовым бумагам следует причислить:

    1. Первичные бухгалтерские документы;
    2. Финансовые планы предприятия;
    3. Рабочий план счетов;
    4. Регистры бухгалтерского учета организации;
    5. Финансовая отчётность;
    6. Результаты аудиторских проверок;
    7. Другие акты, установленные ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

    Дополнительные бумаги

    К дополнительным или прочим бумагам, которые зачастую могут вестись в ТСЖ, не являются обязательными для предоставления аудиторам при проведении проверки, муниципальным или надзорным жилищным органам.

    Правление товарищества самостоятельно решают нужно ли хранить такие документы. Но, если учет таких документов выполняется надлежащим образом, то это является преимуществом данной некоммерческой организации.

    К таким документам в ТСЖ можно отнести:

    • Книга учета фактов хозяйственной деятельности;
    • Журнал регистрации актов (ведется в форме таблицы);
    • Журнал учета материальных ценностей, сданных на хранение;
    • Книга учета актов, имеющихся на балансе товарищества;
    • Журнал для регистрации жалоб жильцов дома (указываются дата, номер жалобы, ФИО заявителя, а также суть жалобы).
    • Журналознакомления владельцев жилья с локальными и иными документами объединения.

    В конкретном товариществе собственников помещений могут существовать и другие бумаги, которые ведутся в данной организации.

    Кто организует документооборот?

    Если в ТСЖ многоквартирного дома имеется должность бухгалтера, то отвечает за документооборот, оформления финансовой документации, ее учет и хранение лежит именно на данном лице.

    В случае управления товариществом несколькими домами, его штат может предусматривать должность специалиста отдела кадров (менеджера по делопроизводству и персоналу), который также будет отвечать за документацию.

    Когда товарищество жильцов обслуживает один многоквартирный дом, то такие функции возложены непосредственно на председателя ТСЖ и членов его правления.

    Следует помнить, что в любом товариществе ответственность за ведение и сохранность важных документов установлена в его Уставе.

    Кому предоставляется документация?

    На товариществе лежит обязанность по своевременному ознакомлению собственников квартир с бумагами, определяющими принципы деятельности данной организации.

    Правление ТСЖ обязано предоставить необходимую документацию местной администрации по месту регистрации указанного юридического лица для проверки. Также товарищество обязано предоставить финансовую и бухгалтерскую отчетную документацию в налоговую службу для проверки правильности начисления налогов.

    Кроме того, данная некоммерческая организация должна передать все необходимые бумаги в случае проведения проверки Жилинспекцией или органами прокуратуры для проведения проверки.

    В завершение следует отметить, что председателю или правлению ТСЖ нужно внимательно относиться к учету важных документов организации, в противном случае, если произойдёт внезапная проверка надзорных органов, то к организации могут быть применены меры административной или иной ответственности.

    Следует бережно относиться к документообороту в товариществе владельцев жилья, так как от этого зависит эффективная деятельность этого юридического лица. Если сотрудниками ТСЖ не обеспечивается надлежащий учет и хранение документов, то нормальная работа организации может быть полностью сорвана.

    Кому жаловаться на ТСЖ, образец жалобы в Жилищную инспекцию, смотрите здесь.

    Видео: Документы для создания ТСЖ, подготовка собрания: 


    12345 (No Ratings Yet)
    Загрузка...

    Комментарии

    *